Ansprechpartner und Rollen

Zwei verschiedene Ansprechpartner-Konzepte

ERPanda kennt zwei unterschiedliche Arten, Ansprechpartner zu erfassen, die man nicht verwechseln sollte:

1. Ansprechpartner an einem Unternehmens-Kontakt – feste Rollen (Buchhaltung, Einkauf …) für Personen innerhalb einer Firma.
2. Ansprechpartner an einem Vorhaben – frei definierbare, mandantenspezifische Rollen (Mieter, Bauleiter, Hausverwaltung …) für alle Beteiligten rund um ein Bauvorhaben.

Beide werden unten erklärt.

Ansprechpartner an einem Unternehmens-Kontakt

Wird ein Kontakt als Unternehmen angelegt oder bearbeitet, erscheint im Formular der Abschnitt Ansprechpartner. Hier lassen sich einzelne Personen der Firma zuordnen, jede mit einer Rolle aus einer festen Liste:

• Allgemein
• Buchhaltung
• Projektleitung
• Einkauf
• Geschäftsführung

Beim Hinzufügen tippen Sie den Namen in ein Feld mit Autocomplete ("Name eingeben oder Kontakt suchen…"). Findet ERPanda einen exakten Namenstreffer unter Ihren bestehenden Privatpersonen-Kontakten, wird der Ansprechpartner automatisch mit diesem bestehenden Kontakt verknüpft (erkennbar am Link-Icon-Badge mit der Kontaktnummer) – so bleiben Telefon/Mobil/E-Mail dieser Person zentral am eigentlichen Kontakt gepflegt und werden hier nur angezeigt. Gibt es keinen Treffer, wird einfach ein freier Name ohne Verknüpfung gespeichert. Über den Button Ansprechpartner hinzufügen wird der Eintrag übernommen; die Rolle lässt sich pro Zeile später jederzeit per Dropdown ändern, ein Papierkorb-Icon entfernt den Eintrag wieder.

Hinweis: Beim Anlegen eines ganz neuen Unternehmens-Kontakts existiert noch keine Kontakt-ID. Die Ansprechpartner werden in diesem Fall zunächst nur lokal im Formular gesammelt und erst nach dem eigentlichen Speichern des Kontakts im Hintergrund automatisch nachgereicht – Sie merken davon nichts, die Bedienung ist identisch zum späteren Bearbeiten.

Ansprechpartner an einem Vorhaben

Am Vorhaben selbst (im "Neues Vorhaben"-Dialog oder später auf der Vorhaben-Detailseite) verwendet ERPanda dagegen frei definierbare Rollen, die jeder Mandant selbst in den Einstellungen pflegt – siehe unten. Typische Beispiele: Bauleiter, Hausverwaltung, Mieter, Architekt. Ein Vorhaben kann denselben Kontakt sogar mehrfach mit unterschiedlichen Rollen enthalten, und mehrere unterschiedliche Kontakte mit derselben Rolle.

Erlaubt eine Rolle ein Suffix (z. B. bei "Mieter"), erscheint beim Hinzufügen ein Zusatz-Freitextfeld, z. B. "3. OG rechts" – praktisch bei Mehrfamilienhäusern mit mehreren Mietparteien.

Ansprechpartner-Rollen verwalten (Einstellungen)

Unter Einstellungen → Ansprechpartner-Rollen pflegen Sie den Katalog der am Vorhaben wählbaren Rollen. Die Tabelle zeigt je Rolle:

• Bezeichnung
• Standard – Checkbox; nur eine Rolle pro Mandant kann als Standard markiert sein (wird beim Anlegen eines neuen Ansprechpartners vorausgewählt). Aktivieren einer neuen Standard-Rolle deaktiviert automatisch die vorherige.
• Suffix erlaubt – Checkbox; schaltet das optionale Freitext-Zusatzfeld frei (siehe oben, Beispiel "Mieter" + "3. OG rechts").

Neue Rolle anlegen: Bezeichnung eingeben (z. B. "Mieter") und Hinzufügen klicken. Zum Entfernen einer Rolle dient das Papierkorb-Icon in der jeweiligen Zeile.

Verwandte Einstellungen: Vorhabentypen und verantwortliche Personen

Einstellungen → Vorhabentypen funktioniert nach demselben Muster (Bezeichnung, Standard-Checkbox, zusätzlich eine Aktiv-Checkbox statt Suffix) und pflegt den Katalog der Gebäudetypen, der im "Neues Vorhaben"-Dialog als Feld "Vorhabentyp" zur Auswahl steht (z. B. "Einfamilienhaus", "Doppelhaushälfte"). Ein deaktivierter Vorhabentyp bleibt an bestehenden Vorhaben erhalten, ist aber bei neuen Vorhaben nicht mehr wählbar.

Einstellungen → Verantwortliche Personen ist davon zu unterscheiden – hier werden keine Vorhaben-Ansprechpartner, sondern die gesetzlichen Vertreter des eigenen Unternehmens erfasst (Typen: Geschäftsführer, Inhaber, Vorstand, Prokurist, Gesellschafter, Sonstige), z. B. für Impressum und rechtliche Angaben auf Dokumenten. Diese Liste hat nichts mit Sachbearbeitern, Projektleitern oder Vorhaben-Ansprechpartnern zu tun.