Kontakte anlegen und verwalten

Was ist ein Kontakt?

Ein Kontakt ist in ERPanda jede Person oder Firma, mit der Sie geschäftlich zu tun haben: Kunden, Architekten, Bauunternehmer, Lieferanten oder auch nur eine einzelne Ansprechperson. Alle Kontakte finden Sie unter Kontakte in der Hauptnavigation. Die Übersichtstabelle zeigt pro Zeile: Name mit Kontaktnummer, Adresse, Mailadresse(n), Telefonnummer(n), Typ (Privatperson/Unternehmen) und die Kategorien.

Neuen Kontakt anlegen

Klicken Sie oben rechts auf Neuer Kontakt. Es öffnet sich ein Formular mit zwei Grundtypen, umschaltbar über die Kopfleiste des Dialogs:

Privatperson – für Endkunden/Eigentümer
Unternehmen – für Firmen (Architekten, Subunternehmer, Lieferanten)

Wichtig: Diese Typ-Wahl kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden (der Umschalter ist im Bearbeiten-Modus gesperrt, mit Hinweistext "Kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden."). Überlegen Sie also vorher, ob es sich um eine Einzelperson oder eine Firma handelt.

Privatperson

Pflichtfelder sind Vorname und Nachname der Hauptperson (mit dem Badge "Hauptkontakt" markiert). Darunter gibt es einen zweiten, komplett optionalen Block "Zweite Person" – nützlich bei Ehepaaren als gemeinsame Bauherren, damit beide mit eigener E-Mail/Telefon/Mobil erfasst werden können, ohne einen zweiten Kontakt anzulegen. Der Anzeigename (für Anschrift & Anrede) wird automatisch aus Vor-/Nachname (und ggf. der zweiten Person) gebildet; Sie sehen die automatische Vorschau als Platzhalter und können sie überschreiben, z. B. für "Familie Müller" statt "Herr und Frau Müller".

Unternehmen

Pflichtfeld ist der Firmenname. Zusätzlich stehen bei Unternehmen zwei Kategorie-Pills zur Verfügung, die Sie an- oder abwählen können:

Partner – fasst Architekten/Planer und Bauunternehmer/Subunternehmer zusammen
Lieferant – wird künftig als Kreditor bei Einkaufsbestellungen wählbar sein

Hinweis-Box: Wurde für einen Kontakt bereits eine Ausgabe erfasst, bei der dieser als Lieferant hinterlegt ist, lässt sich die Kategorie "Lieferant" nicht mehr entfernen (Checkbox ist gesperrt, Tooltip: "Kann nicht entfernt werden: Es besteht bereits eine erfasste Ausgabe mit diesem Kontakt als Lieferant.").

Bei Unternehmen können Sie direkt im Anlegen-Dialog Ansprechpartner hinterlegen (siehe eigene Doku-Seite "Ansprechpartner und Rollen").

Adresse

Die Adresse wird über ein Straßen-Autocomplete erfasst (Feld "Straße" + separates Pflichtfeld "Nr." für die Hausnummer – bewusst getrennt, damit sie beim Anlegen nicht vergessen wird). Wählen Sie einen Treffer aus der Vorschlagsliste, werden PLZ, Ort und Land automatisch übernommen. Zusätzlich verfügbar: "Adresszeile 2 (optional)" für c/o-Angaben o. Ä. Land ist wählbar zwischen Deutschland, Österreich und Schweiz.

Zahlung & Steuern

Zahlungsplan: Auswahl aus den in den Einstellungen hinterlegten Zahlungsplänen; ein als "Standard" markierter Plan wird beim Anlegen automatisch vorbelegt.
Standardversteuerung: legt fest, wie dieser Kontakt standardmäßig auf Belegen versteuert wird (z. B. bei innergemeinschaftlichen Geschäften oder Kleinunternehmerregelung).
IBAN (optional), BIC und Bank – letztere zwei werden automatisch aus der IBAN ermittelt und müssen normalerweise nicht manuell eingegeben werden.
Nur bei Unternehmen: USt-IdNr. mit einem Prüfen-Button daneben, und Leitweg-ID (XRechnung) für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.

USt-ID-Prüfung

Der Button "Prüfen" ist erst aktiv, wenn eine USt-IdNr. eingetragen ist. Er prüft die Gültigkeit über das europäische VIES-System. Ergebnis erscheint als Badge:

Gültig (Firmenname) in Grün, wenn VIES die ID bestätigt
Ungültig in Rot, wenn VIES die ID ablehnt
Nicht prüfbar (nur DE/AT via VIES), wenn das Herkunftsland der ID nicht unterstützt wird

Kontakt bearbeiten und Aktionen

In der Tabelle öffnet der Drei-Punkte-Button pro Zeile ein Menü mit Kontakt bearbeiten sowie – abhängig davon, welche Kontaktdaten gepflegt sind – Schnellaktionen wie "Mail an 1"/"Mail an 2", "Anruf an 1"/"Anruf an 2" und "Mobil an 1"/"Mobil an 2" (die Nummerierung 1/2 bezieht sich auf Hauptperson bzw. optionale zweite Person). Diese Menüpunkte erscheinen nur, wenn das jeweilige Feld tatsächlich befüllt ist.

Hinweis: Ein neu angelegter Kontakt bekommt seine Kontaktnummer erst beim tatsächlichen Speichern über den Nummernkreis zugewiesen – vorher gibt es keine Nummer.