# Ansprechpartner und Rollen

## Zwei verschiedene Ansprechpartner-Konzepte

ERPanda kennt zwei unterschiedliche Arten, Ansprechpartner zu erfassen, die man nicht verwechseln sollte:

1. **Ansprechpartner an einem Unternehmens-Kontakt** – feste Rollen (Buchhaltung, Einkauf …) für Personen innerhalb einer Firma.
2. **Ansprechpartner an einem Vorhaben** – frei definierbare, mandantenspezifische Rollen (Mieter, Bauleiter, Hausverwaltung …) für alle Beteiligten rund um ein Bauvorhaben.

Beide werden unten erklärt.

## Ansprechpartner an einem Unternehmens-Kontakt

Wird ein Kontakt als **Unternehmen** angelegt oder bearbeitet, erscheint im Formular der Abschnitt **Ansprechpartner**. Hier lassen sich einzelne Personen der Firma zuordnen, jede mit einer Rolle aus einer festen Liste:

- Allgemein
- Buchhaltung
- Projektleitung
- Einkauf
- Geschäftsführung

Beim Hinzufügen tippen Sie den Namen in ein Feld mit Autocomplete ("Name eingeben oder Kontakt suchen…"). Findet ERPanda einen exakten Namenstreffer unter Ihren bestehenden Privatpersonen-Kontakten, wird der Ansprechpartner automatisch mit diesem bestehenden Kontakt verknüpft (erkennbar am Link-Icon-Badge mit der Kontaktnummer) – so bleiben Telefon/Mobil/E-Mail dieser Person zentral am eigentlichen Kontakt gepflegt und werden hier nur angezeigt. Gibt es keinen Treffer, wird einfach ein freier Name ohne Verknüpfung gespeichert. Über den Button **Ansprechpartner hinzufügen** wird der Eintrag übernommen; die Rolle lässt sich pro Zeile später jederzeit per Dropdown ändern, ein Papierkorb-Icon entfernt den Eintrag wieder.

> **Hinweis:** Beim Anlegen eines ganz neuen Unternehmens-Kontakts existiert noch keine Kontakt-ID. Die Ansprechpartner werden in diesem Fall zunächst nur lokal im Formular gesammelt und erst nach dem eigentlichen Speichern des Kontakts im Hintergrund automatisch nachgereicht – Sie merken davon nichts, die Bedienung ist identisch zum späteren Bearbeiten.

## Ansprechpartner an einem Vorhaben

Am Vorhaben selbst (im "Neues Vorhaben"-Dialog oder später auf der Vorhaben-Detailseite) verwendet ERPanda dagegen frei definierbare **Rollen**, die jeder Mandant selbst in den Einstellungen pflegt – siehe unten. Typische Beispiele: Bauleiter, Hausverwaltung, Mieter, Architekt. Ein Vorhaben kann denselben Kontakt sogar mehrfach mit unterschiedlichen Rollen enthalten, und mehrere unterschiedliche Kontakte mit derselben Rolle.

Erlaubt eine Rolle ein **Suffix** (z. B. bei "Mieter"), erscheint beim Hinzufügen ein Zusatz-Freitextfeld, z. B. "3. OG rechts" – praktisch bei Mehrfamilienhäusern mit mehreren Mietparteien.

## Ansprechpartner-Rollen verwalten (Einstellungen)

Unter **Einstellungen → Ansprechpartner-Rollen** pflegen Sie den Katalog der am Vorhaben wählbaren Rollen. Die Tabelle zeigt je Rolle:

- **Bezeichnung**
- **Standard** – Checkbox; nur eine Rolle pro Mandant kann als Standard markiert sein (wird beim Anlegen eines neuen Ansprechpartners vorausgewählt). Aktivieren einer neuen Standard-Rolle deaktiviert automatisch die vorherige.
- **Suffix erlaubt** – Checkbox; schaltet das optionale Freitext-Zusatzfeld frei (siehe oben, Beispiel "Mieter" + "3. OG rechts").

Neue Rolle anlegen: Bezeichnung eingeben (z. B. "Mieter") und **Hinzufügen** klicken. Zum Entfernen einer Rolle dient das Papierkorb-Icon in der jeweiligen Zeile.

## Verwandte Einstellungen: Vorhabentypen und verantwortliche Personen

**Einstellungen → Vorhabentypen** funktioniert nach demselben Muster (Bezeichnung, Standard-Checkbox, zusätzlich eine **Aktiv**-Checkbox statt Suffix) und pflegt den Katalog der Gebäudetypen, der im "Neues Vorhaben"-Dialog als Feld "Vorhabentyp" zur Auswahl steht (z. B. "Einfamilienhaus", "Doppelhaushälfte"). Ein deaktivierter Vorhabentyp bleibt an bestehenden Vorhaben erhalten, ist aber bei neuen Vorhaben nicht mehr wählbar.

**Einstellungen → Verantwortliche Personen** ist davon zu unterscheiden – hier werden keine Vorhaben-Ansprechpartner, sondern die gesetzlichen Vertreter des eigenen Unternehmens erfasst (Typen: Geschäftsführer, Inhaber, Vorstand, Prokurist, Gesellschafter, Sonstige), z. B. für Impressum und rechtliche Angaben auf Dokumenten. Diese Liste hat nichts mit Sachbearbeitern, Projektleitern oder Vorhaben-Ansprechpartnern zu tun.