Verkauf: Anfragen bis Rechnung Der Weg von der Anfrage ueber Angebot und Auftrag bis zur Rechnung. Übersicht: Verkauf – Anfrage bis Rechnung Verkauf: Von der Anfrage zur Rechnung ERPanda bildet den klassischen Verkaufsprozess im Handwerks-/Baugewerbe durchgängig ab: Anfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung (→ Mahnung) Anfragen Eingehende Kundenanfragen werden erfasst und können direkt in ein Angebot überführt werden. Angebote Angebote werden mit Positionen (aus dem Artikelstamm oder frei erfasst), Preisen und Konditionen erstellt. Eine Gültigkeit (Zeitraum, unter Einstellungen → Gültigkeit konfigurierbar) sorgt dafür, dass Angebote automatisch als abgelaufen markiert werden können. Aufträge Wird ein Angebot vom Kunden angenommen, entsteht daraus ein Auftrag. Aufträge sind die Grundlage für Planung (Plantafel, Termine) und spätere Rechnungsstellung. Rechnungen & Mahnungen Rechnungen werden aus Aufträgen (oder direkt) erstellt und folgen den GoBD-Anforderungen: lückenlose Nummernkreise (Einstellungen → Nummernkreise), Unveränderlichkeit nach Ausstellung, revisionssicheres Audit-Log. Zahlungspläne (Teilzahlungen/Abschlagsrechnungen) sind unter Einstellungen → Zahlungspläne konfigurierbar. Offene, überfällige Rechnungen lassen sich direkt aus der Rechnungsübersicht in Mahnungen überführen (eigene Mahnungs-Tabelle). Das Rechnungsdesign (Logo, Layout) wird zentral unter Einstellungen → Rechnungsdesign gepflegt. Kleinunternehmerregelung Über einen Schalter in den Einstellungen kann die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) aktiviert werden — Rechnungen weisen dann automatisch keine Umsatzsteuer aus. Dieses Kapitel wird laufend erweitert. Anfragen erfassen und in Angebote umwandeln Der Verkaufsprozess beginnt in ERPanda meist mit einer Anfrage – der Vorstufe vor Vorhaben und Angebot. Sie finden die Übersicht unter Anfragen im Hauptmenü. Anfrage anlegen Über den Button + Anfrage oben rechts öffnen Sie einen Dialog, in dem Sie Name, E-Mail, Telefon, Adresse, eine Nachricht sowie die Quelle (Website, Telefon, E-Mail, Sonstige) erfassen. Da eine Anfrage noch keinen festen Kontakt haben muss, reichen Freitext-Angaben – ein echter Kontaktdatensatz wird erst später verknüpft. Status einer Anfrage Jede Anfrage durchläuft die Stufen Neu → Kontaktiert → Konvertiert bzw. Abgelehnt. Über die Filter-Buttons oberhalb der Tabelle (Alle, Neu, Kontaktiert, Konvertiert, Abgelehnt) blenden Sie die Liste entsprechend ein. Den Status ändern Sie direkt aus dem Drei-Punkte-Menü einer Zeile. Weitere Aktionen im Zeilenmenü: Bearbeiten – Stammdaten der Anfrage korrigieren Mit Kontakt verknüpfen – einen bestehenden Kontakt zuordnen oder einen neuen anlegen Projekt erstellen/zuweisen – siehe unten Aufgabe zuteilen – z. B. einem Mitarbeiter einen Rückruf zuweisen Löschen Von der Anfrage zum Vorhaben/Projekt Eine Anfrage wird nicht direkt in ein Angebot umgewandelt, sondern zunächst einem Vorhaben und darin einem Projekt zugeordnet: Im Zeilenmenü Projekt erstellen/zuweisen wählen. Zuerst ein bestehendes Vorhaben auswählen oder ein neues anlegen. Danach im gewählten Vorhaben ein bestehendes Projekt anklicken oder über Neues Projekt mit einer Bezeichnung neu erstellen. Mit Zuweisen bestätigen – die Anfrage erhält dadurch automatisch den Status Konvertiert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Anfrage mit einem echten Projekt verbunden. Von dort aus – oder direkt über die Angebote-Übersicht mit demselben Vorhaben – legen Sie das erste Angebot an (siehe nächste Seite "Angebote erstellen"). Praxistipp Nutzen Sie den Status Kontaktiert konsequent, sobald der erste Kontakt zum Interessenten stattgefunden hat – so behalten Sie im Filter "Neu" nur wirklich unbearbeitete Anfragen im Blick. Anfragen, aus denen nichts wird, markieren Sie als Abgelehnt statt sie zu löschen, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt. Angebote erstellen Angebote verwalten Sie unter Angebote. Die Übersicht ist nach Status gruppiert: Entwürfe, Offen, Angenommen, Abgelehnt (mit Zähler je Gruppe) – über die Buttons oberhalb der Tabelle filtern Sie danach, Alle zeigt wieder sämtliche Angebote. Neues Angebot anlegen Über + Angebot öffnet sich der Dialog "Neues Angebot": Vorhaben wählen (Pflichtfeld) – wenn Sie von einer Vorhaben-Detailseite aus starten, ist dieses Feld bereits vorausgefüllt und gesperrt. Angebotsempfänger wählen (Pflichtfeld) – als Vorschlag erscheint der Vorhaben-Hauptkontakt, ist aber frei änderbar (z. B. wenn die Hausverwaltung statt des Eigentümers das Angebot erhalten soll). Sachbearbeiter optional festlegen – vorbelegt mit dem aktuell eingeloggten Mitarbeiter. Mit Weiter gelangen Sie in den Angebots-Editor. Wichtig: Beim Klick auf "Weiter" wird noch kein Datensatz angelegt – erst wenn Sie im Editor tatsächlich speichern, entsteht der Entwurf. Empfänger und Sachbearbeiter bleiben auch danach jederzeit änderbar. Der Angebots-Editor Im Editor pflegen Sie: Angebotstitel, Vor- und Nachtext Positionen in einem Baum (Positionen, Zwischensummen, Rabatt pro Position), Artikel aus dem Katalog oder Freitext, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz je Position Rabatt (Prozent auf das gesamte Angebot), Zahlungskondition (Zahlungsplan) und Lieferkondition Steuerregelung (umsatzsteuerpflichtig, OSS, innergemeinschaftliche Lieferung) – wird beim Anlegen aus den Kontaktdaten vorgeschlagen Gültig bis – automatisch vorbelegt, wenn in den Einstellungen eine Standard-Gültigkeitsdauer hinterlegt ist Solange das Angebot im Status Entwurf ist, sind Kopf und Positionen frei bearbeitbar. Ein Entwurf trägt noch keine echte Angebotsnummer, sondern eine Platzhalter-Entwurfsnummer wie "EN-260427". Fertigstellen Über Fertigstellen oder Fertigstellen & Versenden verlässt das Angebot den Entwurfsstatus: Erst hier wird einmalig die echte, fortlaufende Angebotsnummer vergeben – die Entwurfsnummer wird danach wieder freigegeben. Ab diesem Zeitpunkt sind Kopf und Positionen gesperrt (nur Titel/Sachbearbeiter bleiben änderbar). "Fertigstellen & Versenden" öffnet zusätzlich den Versand-Dialog (Download oder E-Mail an den Empfänger, mit der unter Einstellungen hinterlegten E-Mail-Vorlage). Weitere Aktionen Kopie erstellen – dupliziert das Angebot als neuen Entwurf In Auftrag umwandeln – siehe nächste Seite Als angenommen / als abgelehnt markieren – beim Ablehnen wird ein Ablehnungsgrund abgefragt Löschen – nur solange sich das Angebot im Status Entwurf befindet Alternativangebot anlegen oder eine neue Version über "Überarbeiten" erzeugen, wenn sich Konditionen nach Kundenrückmeldung ändern (die alte Version bleibt als Verlauf erhalten) Zu einem Vorhaben können mehrere Angebote existieren (Alternativen oder Versionen); nur eines gilt als aktiv und zählt in die Projektsumme. Vom Angebot zum Auftrag Nimmt der Kunde ein Angebot an, wird daraus ein Auftrag – die Vorstufe zur eigentlichen Ausführung und späteren Rechnungsstellung. Angebot in Auftrag umwandeln In der Angebote-Übersicht oder im Angebots-Editor wählen Sie im Drei-Punkte-Menü In Auftrag umwandeln. ERPanda erstellt daraus automatisch einen neuen Auftrags-Entwurf mit denselben Positionen, Beträgen und der Steuerregelung des Angebots und öffnet direkt dessen Editor. Wichtig dabei: Existieren zu demselben Projekt mehrere Alternativangebote, werden diese beim Umwandeln automatisch auf "Nicht übernommen" gesetzt – nur das gewählte Angebot führt zum Auftrag. Der Sachbearbeiter des Angebots wird als Vorschlag für den Projektleiter des Auftrags übernommen (bleibt aber änderbar) – so lässt sich unterscheiden, wer verhandelt hat und wer die Ausführung verantwortet. Auftrags-Editor Analog zum Angebot besitzt auch der Auftrag einen eigenen Lebenszyklus: Entwurf → Offen → Angenommen/Abgelehnt. Im Editor pflegen Sie Titel, Vor-/Nachtext, Positionen (identischer Positionsbaum wie beim Angebot), Rabatt sowie einen Bedarfskommentar für die Personalplanung in der Plantafel. Zusätzlich lässt sich der Auftrag einem Typ zuordnen: "Auftrag" (normale Baustelle) oder "Kundendienst" – das steuert Balkenfarbe und Filter in der Plantafel. Solange der Auftrag im Entwurf ist, sind alle Felder bearbeitbar; beim Fertigstellen wird – wie beim Angebot – einmalig die endgültige, fortlaufende Auftragsnummer vergeben, danach ist der Kopf/die Positionen gesperrt. Auftrag ohne Angebot Ein Auftrag muss nicht zwingend aus einem Angebot entstehen – z. B. bei Kundendienst-Einsätzen ohne vorheriges Angebot kann auch direkt in der Auftragsübersicht ein neuer Auftrag angelegt werden. Übersicht der Aufträge Die Auftrags-Tabelle zeigt Nummer, Datum, Kunde, Vorhaben, Titel, Summe (netto) und Status. Aus dem Drei-Punkte-Menü einer Zeile heraus starten Sie direkt Rechnung erstellen (siehe nächste Seite) – ein Auftrag im Entwurfsstatus lässt sich zusätzlich löschen. Rechnungen erstellen und GoBD-Konformität Rechnungen entstehen in aller Regel aus einem Auftrag heraus und verwalten Sie unter Rechnungen. Rechnung aus einem Auftrag erstellen Über Rechnung erstellen (im Auftrag selbst oder in der Auftragstabelle) öffnet sich ein Dialog: Rechnungstyp wählen: Abschlag, Anzahlung oder Schlussrechnung. (Storno- und Gutschrift-Rechnungen entstehen dagegen nie auf diesem Weg, sondern ausschließlich als Aktion aus einer bereits ausgestellten Rechnung heraus, siehe unten.) Bei Abschlag/Anzahlung zusätzlich den Betragstyp festlegen: fester Betrag (netto oder brutto) oder Prozentsatz vom Auftrag (netto oder brutto), plus den entsprechenden Wert. Mit Anlegen wird die Rechnung als Entwurf erzeugt und Sie gelangen direkt in ihren Editor. Bei Abschlags-/Anzahlungsrechnungen ersetzt im Editor ein eigener Block die normale Positionstabelle: Sie pflegen dort nur Betragstyp und Betrag, Position und Text werden serverseitig automatisch daraus berechnet. Rechnungs-Editor Solange die Rechnung ein Entwurf ist, sind Kopf und Positionen frei bearbeitbar – inklusive Empfänger-Adresse (als Momentaufnahme aus dem Kontakt übernommen, aber überschreibbar), Zahlungsmethode, Steuerregelung, Rabatt und Fälligkeitsdatum. Ausstellen – der entscheidende Schritt (GoBD) Beim Ausstellen einer Rechnung passiert Folgendes, unwiderruflich: Es wird einmalig die fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis vergeben. Die Rechnung wird unveränderlich markiert – Kopf und Positionen lassen sich danach nicht mehr bearbeiten. Editierbar bleiben ausschließlich rein organisatorische, nicht belegrelevante Felder wie der Projektleiter oder der Bezahlt-Status. Jede Aktion (Ausstellen, Herunterladen, Versand per E-Mail, Storno, Korrektur, Zahlungserfassung, Mahnstufen …) wird in einer manipulationssicheren Historie protokolliert: Jeder Eintrag ist über eine SHA-256-Hash-Kette mit dem vorherigen Eintrag verknüpft (mandantenweit fortlaufend, nicht nur pro Rechnung) – eine nachträgliche Veränderung wäre dadurch nachweisbar. Diese Mechanik erfüllt die GoBD-Kernanforderungen: lückenlose Nummernvergabe und Unveränderlichkeit ausgestellter Belege. Eine falsche Rechnung korrigieren – nie löschen Eine ausgestellte Rechnung kann nicht gelöscht werden. Stattdessen stehen im Rechnungs-Editor zwei Aktionen zur Verfügung: Rechnung stornieren – erzeugt eine neue Storno-Rechnung, die den ursprünglichen Betrag ausgleicht ("Diese Rechnung wirklich stornieren? Es wird eine neue Storno-Rechnung erzeugt."). Rechnung korrigieren – storniert die Rechnung und legt gleichzeitig eine Ersatz-Rechnung mit korrigierten Inhalten an. Die neue Rechnung erhält die Nummer der ursprünglichen mit angehängtem Zähler (z. B. "RE-2601-3"), auch mehrfache Korrekturen einer Korrektur sind möglich. Gutschrift erstellen – für nachträgliche Preisnachlässe, ohne die ursprüngliche Rechnung zu stornieren. Beide Aktionen (Korrigieren/Gutschrift) stehen nur zur Verfügung, wenn die Rechnung bereits ausgestellt ist und selbst weder Storno noch Gutschrift ist. Zahlungen erfassen Über Zahlung eintragen (in der Rechnungstabelle oder im Editor) erfassen Sie eine oder mehrere Teilzahlungen mit Betrag, Zahlungsmethode, Datum und Notiz. Sobald die Summe aller Zahlungen den Rechnungsbetrag deckt, wird die Rechnung automatisch als "Bezahlt" markiert – das speist auch die Basis fürs Mahnwesen. Zahlungspläne und Teilrechnungen Größere Aufträge werden in ERPanda selten mit einer einzigen Rechnung abgerechnet. Stattdessen unterstützt das System mehrere Teilrechnungen zu einem Auftrag. Rechnungstypen im Überblick Zu einem Auftrag können mehrere Rechnungen unterschiedlichen Typs gehören: Abschlag – Teilrechnung nach Baufortschritt Anzahlung – Vorauszahlung, meist zu Auftragsbeginn Schlussrechnung – finale Abrechnung, üblicherweise abzüglich bereits gestellter Abschläge/Anzahlungen Storno und Gutschrift – entstehen nicht direkt aus dem Auftrag, sondern ausschließlich als Korrekturaktion aus einer bestehenden Rechnung Jede dieser Rechnungen erhält beim Ausstellen ihre eigene, fortlaufende Nummer aus demselben Rechnungs-Nummernkreis. Betrag festlegen Bei Abschlag und Anzahlung wählen Sie im Dialog "Rechnung erstellen" bzw. später im Editor-Block einen von vier Betragstypen: Fester Betrag (netto) Fester Betrag (brutto) Prozent vom Auftrag (netto) Prozent vom Auftrag (brutto) Bei den Prozent-Varianten zeigt das Formular zur Orientierung die Netto- bzw. Bruttosumme des zugrundeliegenden Auftrags an. Position und Rechnungstext werden serverseitig aus diesem Betrag automatisch erzeugt. Zahlungspläne (Zahlungskonditionen) Unter Einstellungen → Zahlungen verwalten Sie den Katalog der Zahlungspläne, die Sie im Angebot als "Zahlungskondition" auswählen. Für jeden Zahlungsplan lassen sich hinterlegen: Bezeichnung Skonto % und Skonto-Tage (z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen) Netto-Tage (Zahlungsziel ohne Skonto) Standard – der Zahlungsplan, der bei neuen Kontakten/Angeboten vorbelegt wird (nur ein Plan pro Mandant kann Standard sein) Aktiv – deaktivierte Zahlungspläne verschwinden aus der Auswahl, bleiben aber in bestehenden Belegen sichtbar Über Hinzufügen legen Sie einen neuen Zahlungsplan an, über das Papierkorb-Symbol löschen Sie ihn wieder. Zahlungsmethoden Getrennt davon verwalten Sie unter Einstellungen → Zahlungen auch die Zahlungsmethoden (z. B. "Überweisung", "Bar", "EC-Karte") – ein einfacher Katalog mit Bezeichnung und Aktiv-Schalter, den Sie bei der Rechnungserstellung und beim Erfassen einer Zahlung auswählen. Mahnwesen Für überfällige, ausgestellte Rechnungen bietet ERPanda ein manuelles Mahnwesen. Es findet sich als Reiter Mahnungen innerhalb der Seite Rechnungen. Offene-Posten-Liste Der Reiter zeigt alle Rechnungen mit offenem Betrag: Rechnungsnummer, Empfänger, Vorhaben, Fälligkeitsdatum, Anzahl Tage überfällig (falls zutreffend), offenen Betrag und aktuelle Mahnstufe. Über den Button Nur überfällige blenden Sie alle noch nicht überfälligen Posten aus. Mahnstufen Es gibt vier Stufen: Stufe Bedeutung 0 Keine Mahnung 1 Zahlungserinnerung 2 1. Mahnung 3 2. Mahnung Wichtig: Es gibt keinen automatischen Mahnlauf. Sie müssen die Mahnstufe für jede Rechnung manuell über Mahnstufe erhöhen im Zeilenmenü hochsetzen – jeder Klick erhöht die Stufe um eins (bis maximal Stufe 3, die Aktion ist danach deaktiviert). Das Datum der letzten Mahnung wird dabei automatisch mitgeschrieben. Mahnung versenden Über Mahnung als PDF im Zeilenmenü erzeugen Sie das passende Mahnschreiben zur aktuellen Stufe als PDF (erst ab Stufe 1 verfügbar). Jede Erhöhung der Mahnstufe wird zusätzlich in der Rechnungshistorie protokolliert. Zahlung direkt eintragen Begleicht der Kunde eine überfällige Rechnung, müssen Sie nicht erst zur Rechnungsübersicht wechseln: Zahlung eintragen ist auch direkt im Mahnungen-Reiter verfügbar. Sobald die Zahlung die Restschuld deckt, verschwindet der Posten automatisch aus der Offene-Posten-Liste. Praxishinweis Da es keinen automatischen Mahnlauf gibt, sollten Sie den Mahnungen-Reiter regelmäßig (z. B. wöchentlich) manuell prüfen und die Filterung "Nur überfällige" nutzen, um keine fällige Eskalation zu übersehen.