# Verkauf: Anfragen bis Rechnung

Der Weg von der Anfrage ueber Angebot und Auftrag bis zur Rechnung.

# Übersicht: Verkauf – Anfrage bis Rechnung

# Verkauf: Von der Anfrage zur Rechnung

ERPanda bildet den klassischen Verkaufsprozess im Handwerks-/Baugewerbe durchgängig ab:

**Anfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung (→ Mahnung)**

## Anfragen

Eingehende Kundenanfragen werden erfasst und können direkt in ein Angebot überführt werden.

## Angebote

Angebote werden mit Positionen (aus dem Artikelstamm oder frei erfasst), Preisen und Konditionen erstellt. Eine **Gültigkeit** (Zeitraum, unter Einstellungen → Gültigkeit konfigurierbar) sorgt dafür, dass Angebote automatisch als abgelaufen markiert werden können.

## Aufträge

Wird ein Angebot vom Kunden angenommen, entsteht daraus ein Auftrag. Aufträge sind die Grundlage für Planung (Plantafel, Termine) und spätere Rechnungsstellung.

## Rechnungen & Mahnungen

- Rechnungen werden aus Aufträgen (oder direkt) erstellt und folgen den **GoBD-Anforderungen**: lückenlose Nummernkreise (Einstellungen → Nummernkreise), Unveränderlichkeit nach Ausstellung, revisionssicheres Audit-Log.
- **Zahlungspläne** (Teilzahlungen/Abschlagsrechnungen) sind unter Einstellungen → Zahlungspläne konfigurierbar.
- Offene, überfällige Rechnungen lassen sich direkt aus der Rechnungsübersicht in **Mahnungen** überführen (eigene Mahnungs-Tabelle).
- Das **Rechnungsdesign** (Logo, Layout) wird zentral unter Einstellungen → Rechnungsdesign gepflegt.

## Kleinunternehmerregelung

Über einen Schalter in den Einstellungen kann die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) aktiviert werden — Rechnungen weisen dann automatisch keine Umsatzsteuer aus.

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*Dieses Kapitel wird laufend erweitert.*

# Anfragen erfassen und in Angebote umwandeln

Der Verkaufsprozess beginnt in ERPanda meist mit einer **Anfrage** – der Vorstufe vor Vorhaben und Angebot. Sie finden die Übersicht unter **Anfragen** im Hauptmenü.

## Anfrage anlegen

Über den Button **+ Anfrage** oben rechts öffnen Sie einen Dialog, in dem Sie Name, E-Mail, Telefon, Adresse, eine Nachricht sowie die Quelle (Website, Telefon, E-Mail, Sonstige) erfassen. Da eine Anfrage noch keinen festen Kontakt haben muss, reichen Freitext-Angaben – ein echter Kontaktdatensatz wird erst später verknüpft.

## Status einer Anfrage

Jede Anfrage durchläuft die Stufen **Neu → Kontaktiert → Konvertiert** bzw. **Abgelehnt**. Über die Filter-Buttons oberhalb der Tabelle (Alle, Neu, Kontaktiert, Konvertiert, Abgelehnt) blenden Sie die Liste entsprechend ein. Den Status ändern Sie direkt aus dem Drei-Punkte-Menü einer Zeile.

Weitere Aktionen im Zeilenmenü:
- **Bearbeiten** – Stammdaten der Anfrage korrigieren
- **Mit Kontakt verknüpfen** – einen bestehenden Kontakt zuordnen oder einen neuen anlegen
- **Projekt erstellen/zuweisen** – siehe unten
- **Aufgabe zuteilen** – z. B. einem Mitarbeiter einen Rückruf zuweisen
- **Löschen**

## Von der Anfrage zum Vorhaben/Projekt

Eine Anfrage wird nicht direkt in ein Angebot umgewandelt, sondern zunächst einem **Vorhaben** und darin einem **Projekt** zugeordnet:

1. Im Zeilenmenü **Projekt erstellen/zuweisen** wählen.
2. Zuerst ein bestehendes **Vorhaben** auswählen oder ein neues anlegen.
3. Danach im gewählten Vorhaben ein bestehendes **Projekt** anklicken oder über **Neues Projekt** mit einer Bezeichnung neu erstellen.
4. Mit **Zuweisen** bestätigen – die Anfrage erhält dadurch automatisch den Status Konvertiert.

Ab diesem Zeitpunkt ist die Anfrage mit einem echten Projekt verbunden. Von dort aus – oder direkt über die Angebote-Übersicht mit demselben Vorhaben – legen Sie das erste Angebot an (siehe nächste Seite "Angebote erstellen").

## Praxistipp

Nutzen Sie den Status Kontaktiert konsequent, sobald der erste Kontakt zum Interessenten stattgefunden hat – so behalten Sie im Filter "Neu" nur wirklich unbearbeitete Anfragen im Blick. Anfragen, aus denen nichts wird, markieren Sie als Abgelehnt statt sie zu löschen, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt.

# Angebote erstellen

Angebote verwalten Sie unter **Angebote**. Die Übersicht ist nach Status gruppiert: **Entwürfe**, **Offen**, **Angenommen**, **Abgelehnt** (mit Zähler je Gruppe) – über die Buttons oberhalb der Tabelle filtern Sie danach, **Alle** zeigt wieder sämtliche Angebote.

## Neues Angebot anlegen

Über **+ Angebot** öffnet sich der Dialog "Neues Angebot":

1. **Vorhaben** wählen (Pflichtfeld) – wenn Sie von einer Vorhaben-Detailseite aus starten, ist dieses Feld bereits vorausgefüllt und gesperrt.
2. **Angebotsempfänger** wählen (Pflichtfeld) – als Vorschlag erscheint der Vorhaben-Hauptkontakt, ist aber frei änderbar (z. B. wenn die Hausverwaltung statt des Eigentümers das Angebot erhalten soll).
3. **Sachbearbeiter** optional festlegen – vorbelegt mit dem aktuell eingeloggten Mitarbeiter.
4. Mit **Weiter** gelangen Sie in den Angebots-Editor.

Wichtig: Beim Klick auf "Weiter" wird noch **kein** Datensatz angelegt – erst wenn Sie im Editor tatsächlich speichern, entsteht der Entwurf. Empfänger und Sachbearbeiter bleiben auch danach jederzeit änderbar.

## Der Angebots-Editor

Im Editor pflegen Sie:
- **Angebotstitel**, Vor- und Nachtext
- **Positionen** in einem Baum (Positionen, Zwischensummen, Rabatt pro Position), Artikel aus dem Katalog oder Freitext, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz je Position
- **Rabatt** (Prozent auf das gesamte Angebot), **Zahlungskondition** (Zahlungsplan) und **Lieferkondition**
- **Steuerregelung** (umsatzsteuerpflichtig, OSS, innergemeinschaftliche Lieferung) – wird beim Anlegen aus den Kontaktdaten vorgeschlagen
- **Gültig bis** – automatisch vorbelegt, wenn in den Einstellungen eine Standard-Gültigkeitsdauer hinterlegt ist

Solange das Angebot im Status **Entwurf** ist, sind Kopf und Positionen frei bearbeitbar. Ein Entwurf trägt noch keine echte Angebotsnummer, sondern eine Platzhalter-Entwurfsnummer wie "EN-260427".

## Fertigstellen

Über **Fertigstellen** oder **Fertigstellen & Versenden** verlässt das Angebot den Entwurfsstatus:
- Erst hier wird einmalig die echte, fortlaufende Angebotsnummer vergeben – die Entwurfsnummer wird danach wieder freigegeben.
- Ab diesem Zeitpunkt sind Kopf und Positionen gesperrt (nur Titel/Sachbearbeiter bleiben änderbar).
- "Fertigstellen & Versenden" öffnet zusätzlich den Versand-Dialog (Download oder E-Mail an den Empfänger, mit der unter Einstellungen hinterlegten E-Mail-Vorlage).

## Weitere Aktionen

- **Kopie erstellen** – dupliziert das Angebot als neuen Entwurf
- **In Auftrag umwandeln** – siehe nächste Seite
- **Als angenommen / als abgelehnt markieren** – beim Ablehnen wird ein Ablehnungsgrund abgefragt
- **Löschen** – nur solange sich das Angebot im Status Entwurf befindet
- **Alternativangebot** anlegen oder eine neue Version über "Überarbeiten" erzeugen, wenn sich Konditionen nach Kundenrückmeldung ändern (die alte Version bleibt als Verlauf erhalten)

Zu einem Vorhaben können mehrere Angebote existieren (Alternativen oder Versionen); nur eines gilt als aktiv und zählt in die Projektsumme.

# Vom Angebot zum Auftrag

Nimmt der Kunde ein Angebot an, wird daraus ein **Auftrag** – die Vorstufe zur eigentlichen Ausführung und späteren Rechnungsstellung.

## Angebot in Auftrag umwandeln

In der Angebote-Übersicht oder im Angebots-Editor wählen Sie im Drei-Punkte-Menü **In Auftrag umwandeln**. ERPanda erstellt daraus automatisch einen neuen Auftrags-Entwurf mit denselben Positionen, Beträgen und der Steuerregelung des Angebots und öffnet direkt dessen Editor.

Wichtig dabei:
- Existieren zu demselben Projekt mehrere **Alternativangebote**, werden diese beim Umwandeln automatisch auf "Nicht übernommen" gesetzt – nur das gewählte Angebot führt zum Auftrag.
- Der Sachbearbeiter des Angebots wird als Vorschlag für den **Projektleiter** des Auftrags übernommen (bleibt aber änderbar) – so lässt sich unterscheiden, wer verhandelt hat und wer die Ausführung verantwortet.

## Auftrags-Editor

Analog zum Angebot besitzt auch der Auftrag einen eigenen Lebenszyklus: **Entwurf → Offen → Angenommen/Abgelehnt**. Im Editor pflegen Sie Titel, Vor-/Nachtext, Positionen (identischer Positionsbaum wie beim Angebot), Rabatt sowie einen **Bedarfskommentar** für die Personalplanung in der Plantafel. Zusätzlich lässt sich der Auftrag einem **Typ** zuordnen: "Auftrag" (normale Baustelle) oder "Kundendienst" – das steuert Balkenfarbe und Filter in der Plantafel.

Solange der Auftrag im Entwurf ist, sind alle Felder bearbeitbar; beim Fertigstellen wird – wie beim Angebot – einmalig die endgültige, fortlaufende Auftragsnummer vergeben, danach ist der Kopf/die Positionen gesperrt.

## Auftrag ohne Angebot

Ein Auftrag muss nicht zwingend aus einem Angebot entstehen – z. B. bei Kundendienst-Einsätzen ohne vorheriges Angebot kann auch direkt in der Auftragsübersicht ein neuer Auftrag angelegt werden.

## Übersicht der Aufträge

Die Auftrags-Tabelle zeigt Nummer, Datum, Kunde, Vorhaben, Titel, Summe (netto) und Status. Aus dem Drei-Punkte-Menü einer Zeile heraus starten Sie direkt **Rechnung erstellen** (siehe nächste Seite) – ein Auftrag im Entwurfsstatus lässt sich zusätzlich löschen.

# Rechnungen erstellen und GoBD-Konformität

Rechnungen entstehen in aller Regel aus einem Auftrag heraus und verwalten Sie unter **Rechnungen**.

## Rechnung aus einem Auftrag erstellen

Über **Rechnung erstellen** (im Auftrag selbst oder in der Auftragstabelle) öffnet sich ein Dialog:

1. **Rechnungstyp** wählen: **Abschlag**, **Anzahlung** oder **Schlussrechnung**. (Storno- und Gutschrift-Rechnungen entstehen dagegen nie auf diesem Weg, sondern ausschließlich als Aktion aus einer bereits ausgestellten Rechnung heraus, siehe unten.)
2. Bei Abschlag/Anzahlung zusätzlich den **Betragstyp** festlegen: fester Betrag (netto oder brutto) oder Prozentsatz vom Auftrag (netto oder brutto), plus den entsprechenden Wert.
3. Mit **Anlegen** wird die Rechnung als Entwurf erzeugt und Sie gelangen direkt in ihren Editor.

Bei Abschlags-/Anzahlungsrechnungen ersetzt im Editor ein eigener Block die normale Positionstabelle: Sie pflegen dort nur Betragstyp und Betrag, Position und Text werden serverseitig automatisch daraus berechnet.

## Rechnungs-Editor

Solange die Rechnung ein Entwurf ist, sind Kopf und Positionen frei bearbeitbar – inklusive Empfänger-Adresse (als Momentaufnahme aus dem Kontakt übernommen, aber überschreibbar), Zahlungsmethode, Steuerregelung, Rabatt und Fälligkeitsdatum.

## Ausstellen – der entscheidende Schritt (GoBD)

Beim **Ausstellen** einer Rechnung passiert Folgendes, unwiderruflich:
- Es wird einmalig die fortlaufende, lückenlose **Rechnungsnummer** aus dem Nummernkreis vergeben.
- Die Rechnung wird **unveränderlich** markiert – Kopf und Positionen lassen sich danach nicht mehr bearbeiten. Editierbar bleiben ausschließlich rein organisatorische, nicht belegrelevante Felder wie der Projektleiter oder der Bezahlt-Status.
- Jede Aktion (Ausstellen, Herunterladen, Versand per E-Mail, Storno, Korrektur, Zahlungserfassung, Mahnstufen …) wird in einer **manipulationssicheren Historie** protokolliert: Jeder Eintrag ist über eine SHA-256-Hash-Kette mit dem vorherigen Eintrag verknüpft (mandantenweit fortlaufend, nicht nur pro Rechnung) – eine nachträgliche Veränderung wäre dadurch nachweisbar.

Diese Mechanik erfüllt die GoBD-Kernanforderungen: lückenlose Nummernvergabe und Unveränderlichkeit ausgestellter Belege.

## Eine falsche Rechnung korrigieren – nie löschen

Eine ausgestellte Rechnung kann **nicht gelöscht** werden. Stattdessen stehen im Rechnungs-Editor zwei Aktionen zur Verfügung:

- **Rechnung stornieren** – erzeugt eine neue Storno-Rechnung, die den ursprünglichen Betrag ausgleicht ("Diese Rechnung wirklich stornieren? Es wird eine neue Storno-Rechnung erzeugt.").
- **Rechnung korrigieren** – storniert die Rechnung und legt gleichzeitig eine Ersatz-Rechnung mit korrigierten Inhalten an. Die neue Rechnung erhält die Nummer der ursprünglichen mit angehängtem Zähler (z. B. "RE-2601-3"), auch mehrfache Korrekturen einer Korrektur sind möglich.
- **Gutschrift erstellen** – für nachträgliche Preisnachlässe, ohne die ursprüngliche Rechnung zu stornieren.

Beide Aktionen (Korrigieren/Gutschrift) stehen nur zur Verfügung, wenn die Rechnung bereits ausgestellt ist und selbst weder Storno noch Gutschrift ist.

## Zahlungen erfassen

Über **Zahlung eintragen** (in der Rechnungstabelle oder im Editor) erfassen Sie eine oder mehrere Teilzahlungen mit Betrag, Zahlungsmethode, Datum und Notiz. Sobald die Summe aller Zahlungen den Rechnungsbetrag deckt, wird die Rechnung automatisch als "Bezahlt" markiert – das speist auch die Basis fürs Mahnwesen.

# Zahlungspläne und Teilrechnungen

Größere Aufträge werden in ERPanda selten mit einer einzigen Rechnung abgerechnet. Stattdessen unterstützt das System mehrere **Teilrechnungen** zu einem Auftrag.

## Rechnungstypen im Überblick

Zu einem Auftrag können mehrere Rechnungen unterschiedlichen Typs gehören:
- **Abschlag** – Teilrechnung nach Baufortschritt
- **Anzahlung** – Vorauszahlung, meist zu Auftragsbeginn
- **Schlussrechnung** – finale Abrechnung, üblicherweise abzüglich bereits gestellter Abschläge/Anzahlungen
- **Storno** und **Gutschrift** – entstehen nicht direkt aus dem Auftrag, sondern ausschließlich als Korrekturaktion aus einer bestehenden Rechnung

Jede dieser Rechnungen erhält beim Ausstellen ihre eigene, fortlaufende Nummer aus demselben Rechnungs-Nummernkreis.

## Betrag festlegen

Bei Abschlag und Anzahlung wählen Sie im Dialog "Rechnung erstellen" bzw. später im Editor-Block **einen** von vier Betragstypen:
- Fester Betrag (netto)
- Fester Betrag (brutto)
- Prozent vom Auftrag (netto)
- Prozent vom Auftrag (brutto)

Bei den Prozent-Varianten zeigt das Formular zur Orientierung die Netto- bzw. Bruttosumme des zugrundeliegenden Auftrags an. Position und Rechnungstext werden serverseitig aus diesem Betrag automatisch erzeugt.

## Zahlungspläne (Zahlungskonditionen)

Unter **Einstellungen → Zahlungen** verwalten Sie den Katalog der **Zahlungspläne**, die Sie im Angebot als "Zahlungskondition" auswählen. Für jeden Zahlungsplan lassen sich hinterlegen:
- **Bezeichnung**
- **Skonto %** und **Skonto-Tage** (z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen)
- **Netto-Tage** (Zahlungsziel ohne Skonto)
- **Standard** – der Zahlungsplan, der bei neuen Kontakten/Angeboten vorbelegt wird (nur ein Plan pro Mandant kann Standard sein)
- **Aktiv** – deaktivierte Zahlungspläne verschwinden aus der Auswahl, bleiben aber in bestehenden Belegen sichtbar

Über **Hinzufügen** legen Sie einen neuen Zahlungsplan an, über das Papierkorb-Symbol löschen Sie ihn wieder.

## Zahlungsmethoden

Getrennt davon verwalten Sie unter **Einstellungen → Zahlungen** auch die **Zahlungsmethoden** (z. B. "Überweisung", "Bar", "EC-Karte") – ein einfacher Katalog mit Bezeichnung und Aktiv-Schalter, den Sie bei der Rechnungserstellung und beim Erfassen einer Zahlung auswählen.

# Mahnwesen

Für überfällige, ausgestellte Rechnungen bietet ERPanda ein manuelles Mahnwesen. Es findet sich als Reiter **Mahnungen** innerhalb der Seite **Rechnungen**.

## Offene-Posten-Liste

Der Reiter zeigt alle Rechnungen mit offenem Betrag: Rechnungsnummer, Empfänger, Vorhaben, Fälligkeitsdatum, Anzahl Tage überfällig (falls zutreffend), offenen Betrag und aktuelle **Mahnstufe**. Über den Button **Nur überfällige** blenden Sie alle noch nicht überfälligen Posten aus.

## Mahnstufen

Es gibt vier Stufen:

| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| 0 | Keine Mahnung |
| 1 | Zahlungserinnerung |
| 2 | 1. Mahnung |
| 3 | 2. Mahnung |

Wichtig: Es gibt **keinen automatischen Mahnlauf**. Sie müssen die Mahnstufe für jede Rechnung manuell über **Mahnstufe erhöhen** im Zeilenmenü hochsetzen – jeder Klick erhöht die Stufe um eins (bis maximal Stufe 3, die Aktion ist danach deaktiviert). Das Datum der letzten Mahnung wird dabei automatisch mitgeschrieben.

## Mahnung versenden

Über **Mahnung als PDF** im Zeilenmenü erzeugen Sie das passende Mahnschreiben zur aktuellen Stufe als PDF (erst ab Stufe 1 verfügbar). Jede Erhöhung der Mahnstufe wird zusätzlich in der Rechnungshistorie protokolliert.

## Zahlung direkt eintragen

Begleicht der Kunde eine überfällige Rechnung, müssen Sie nicht erst zur Rechnungsübersicht wechseln: **Zahlung eintragen** ist auch direkt im Mahnungen-Reiter verfügbar. Sobald die Zahlung die Restschuld deckt, verschwindet der Posten automatisch aus der Offene-Posten-Liste.

## Praxishinweis

Da es keinen automatischen Mahnlauf gibt, sollten Sie den Mahnungen-Reiter regelmäßig (z. B. wöchentlich) manuell prüfen und die Filterung "Nur überfällige" nutzen, um keine fällige Eskalation zu übersehen.