Vorhaben anlegen und verwalten
Was ist ein Vorhaben?
Ein Vorhaben ist die Sammelmappe für ein Gebäude bzw. eine Örtlichkeit – z. B. "Haus Familie Müller, Musterstraße 5". Es bündelt Adresse, Eigentümer und alle darin stattfindenden Bauprojekte, Dokumente, Termine und Kommunikation an diesem Ort. Vorhaben haben eine eigene Nummer mit dem Präfix BV- (Bauvorhaben), die erst beim tatsächlichen Anlegen vergeben wird. Die vollständige Erklärung des Unterschieds zu "Projekt" finden Sie auf der Seite "Vorhaben vs. Projekt – der Unterschied".
Die Übersicht aller Vorhaben finden Sie unter Vorhaben. Oben gibt es Schnellfilter nach Status: Alle, Anfrage, In Angebot, In Ausführung, Abrechnung, Abgeschlossen, sowie eine Kopfzeile "X aktiv · Y abgeschlossen". Die Tabelle zeigt Vorhabenbezeichnung mit Nummer und Vorhabentyp, Hauptkontakt, Adresse, Status (Ampel-Badge), Anzahl der enthaltenen Projekte ("X · Y in Bearbeitung") und den zuständigen Sachbearbeiter.
Neues Vorhaben anlegen
Der Dialog Neues Vorhaben lässt sich an zwei Stellen öffnen: über den Button auf der Vorhaben-Liste (dort als kompakter Button "+ Vorhaben") oder direkt von einer Kontakt-Detailseite aus (dort ist der Hauptkontakt bereits vorbelegt und die Adresse kann übernommen werden).
Pflichtangaben
- Hauptkontakt – der Eigentümer der Immobilie. Wird der Dialog nicht von einer Kontaktseite aus geöffnet, muss er per Kontaktsuche ausgewählt (oder direkt neu angelegt) werden.
- Adresse – Straße (Autocomplete), Hausnummer, PLZ, Ort, Land. Über den Button Hauptkontaktadresse übernehmen wird die Adresse des Hauptkontakts 1:1 ins Vorhaben kopiert, falls Kontakt- und Objektadresse identisch sind (Standardfall).
- Vorhabentyp – eine Auswahl aus dem in den Einstellungen gepflegten Katalog (z. B. "Einfamilienhaus", "Mehrfamilienhaus"). Ein als Standard markierter Typ ist vorausgewählt. Das Feld ist rein informativ und hat keinen Einfluss auf die spätere Beleg-Erstellung.
Optionale Angaben
- Sachbearbeiter – erscheint nur, wenn eine Mitarbeiterliste übergeben wurde (z. B. auf der globalen Vorhaben-Liste). Das ist die Person im eigenen Betrieb, die für die Verwaltung/Angebotsphase des gesamten Vorhabens zuständig ist. Wird beim Anlegen standardmäßig auf den anlegenden Nutzer vorbelegt, kann aber auf eine andere Person geändert werden. Wichtig für das Verständnis: Sachbearbeiter ist NICHT dasselbe wie Projektleiter – siehe unten.
- Ansprechpartner – weitere Personen mit einer Rolle (z. B. Bauleiter, Hausverwaltung, Mieter), zugeordnet über Kontaktsuche + Rollenauswahl. Erlaubt eine gewählte Rolle ein Suffix (z. B. Rolle "Mieter"), erscheint ein Zusatzfeld wie "3. OG rechts". Über den Button Ansprechpartner hinzufügen wird der Eintrag der Liste hinzugefügt. Hinweis im Formular: "Weitere Kontakte (z. B. Hausverwaltung, Bauleiter) können auch später im Vorhaben ergänzt werden."
- Ausschreiber – die Person/Firma, die die Ausschreibung/Leistungsbeschreibung verfasst hat (typischerweise Architekt oder Planer). Eigenes, separates Feld – nicht über die allgemeine Ansprechpartner-Liste zu erfassen.
Zum Abschluss auf Anlegen klicken.
Vorhaben-Detailseite
Auf der Detailseite eines Vorhabens (Kopfkarte oben) sind direkt bearbeitbar, jeweils per Stift-Icon:
- Vorhabentyp – Dropdown, sofort speichernd
- Adresse – öffnet den vollständigen Bearbeiten-Dialog
- Hauptkontakt – Kontaktsuche (ohne "Neu anlegen"-Option, es muss ein bestehender Kontakt gewählt werden)
- Sachbearbeiter – Auswahl nur aus Büro-Rollen der Mitarbeiter (Monteure/App-Nutzer stehen hier nicht zur Wahl)
- Ausschreiber – Kontaktsuche, kann auch geleert werden
Darunter zeigt die Vorhaben-Übersicht zwei Bereiche:
- "Nicht zugeordnet" – lose Belege (Aufmaß, Angebot, Auftrag, Rechnung), die direkt am Vorhaben hängen, aber noch keinem Projekt zugeordnet sind. Über den Button In Projekt bündeln an jedem losen Beleg lässt sich dieser entweder einem bestehenden Projekt zuordnen oder per "+ Neuen Projekt daraus anlegen…" zum Ausgangspunkt eines neuen Projekts machen.
- "Projekte" – die Liste aller Projekte in diesem Vorhaben, mit Phasen-Balken, aktueller Phase und Beleg-Kette (Aufmaß → Angebot → Auftrag → Rechnung) als anklickbare Kette.
Hinweis: Ein Vorhaben kann beliebig viele Projekte enthalten. Es gibt keine Obergrenze und kein Pflichtfeld, das ein Projekt beim Anlegen des Vorhabens sofort verlangt.