Ausgaben erfassen
Unter Ausgaben erfasst du Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen, Belege für Material, Fahrzeuge, Werkzeug usw.) für die Nachkalkulation deiner Aufträge und die Steuerberater-Übergabe. Das Modul ersetzt keine Buchhaltung, sondern bereitet die Belege sauber für die DATEV-Übergabe auf.
Neuen Beleg anlegen: Klicke auf "Neuer Beleg" – es öffnet sich sofort ein leerer Entwurf, den du danach ausfüllst. Alternativ kannst du ein oder mehrere PDF-Dateien direkt auf die Liste ziehen: Für jede Datei wird automatisch ein Entwurf angelegt und die Datei gleich als Beleg hinterlegt.
Kopfdaten: Lieferant, Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeitsdatum sowie optional Skontofrist (Tage) und Skonto (%).
Beleg hochladen: Im Beleg-Editor lädst du eine PDF- oder Bilddatei hoch; sie erscheint direkt in der Vorschau. Hast du keinen Beleg (z. B. verlorener Kassenbon), setzt du stattdessen den Haken "Ohne Beleg". Beim Hochladen einer E-Rechnung (ZUGFeRD) oder per KI-Erkennung (Beta) schlägt ERPanda automatisch Rechnungsnummer, Aussteller, Beträge und Kategorie vor – du prüfst den Vorschlag und übernimmst per Klick gezielt Belegnummer und -datum ins Formular; nichts wird automatisch gespeichert, damit du bei Finanzdaten die Kontrolle behältst.
Positionen: Jede Belegposition hat Kategorie (Freitext), Betrag netto, USt.-Satz (19/7/0 %) und Beschreibung. Wichtig: Jede Position kann einem Auftrag und/oder einer Einkaufsbestellung zugeordnet werden – so landen die Kosten in der Nachkalkulation des richtigen Projekts. Über "Betrag automatisch aufteilen" verteilst du einen Gesamtbetrag gleichmäßig auf mehrere ausgewählte Aufträge (ersetzt alle bisherigen Positionen).
Status-Ablauf: ENTWURF → OFFEN → TEILBEZAHLT/BEZAHLT/ÜBERBEZAHLT. Mit "Fertigstellen" vergibt ERPanda eine endgültige Belegnummer; danach ist der Beleg schreibgeschützt (nur die Auftrags-/Bestellungs-Zuordnung je Position bleibt änderbar). Solange noch keine Zahlung erfasst ist, kannst du über "Zurücksetzen" wieder in den Entwurf wechseln.
Zahlung eintragen: Über den Button trägst du Teilzahlungen mit Betrag, Zahlungsmethode (Banküberweisung, Barzahlung, Karte, Andere), Datum und Notiz ein. Ist in den Einstellungen eine Genehmigungspflicht aktiviert, muss der Beleg vor der ersten Zahlung genehmigt werden.
Löschen: Nur möglich, solange noch keine Zahlung erfasst wurde (GoBD-Sperre danach). Über "Verlauf" siehst du alle Statusänderungen mit Zeitstempel und Bearbeiter.