Finanzen

Ausgaben, Einnahmen und die Kasse im Blick behalten.

Übersicht: Finanzen

Finanzen

Ausgaben

Erfassung von Geschäftsausgaben (Belege, Lieferantenrechnungen etc.) zur Kostenübersicht und als Basis für die betriebswirtschaftliche Auswertung.

Einnahmen

Übersicht über erzielte Einnahmen, ergänzend zu den regulären Verkaufsrechnungen — etwa für sonstige Einnahmen, die nicht über den klassischen Rechnungsprozess laufen.

Kasse

Die Kassenfunktion bildet Barbewegungen ab, z. B. für kleinere Barzahlungen auf der Baustelle oder im Büro, getrennt von der regulären Rechnungsstellung.

Dieses Kapitel wird laufend erweitert.

Ausgaben erfassen

Unter Ausgaben erfasst du Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen, Belege für Material, Fahrzeuge, Werkzeug usw.) für die Nachkalkulation deiner Aufträge und die Steuerberater-Übergabe. Das Modul ersetzt keine Buchhaltung, sondern bereitet die Belege sauber für die DATEV-Übergabe auf.

Neuen Beleg anlegen: Klicke auf "Neuer Beleg" – es öffnet sich sofort ein leerer Entwurf, den du danach ausfüllst. Alternativ kannst du ein oder mehrere PDF-Dateien direkt auf die Liste ziehen: Für jede Datei wird automatisch ein Entwurf angelegt und die Datei gleich als Beleg hinterlegt.

Kopfdaten: Lieferant, Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeitsdatum sowie optional Skontofrist (Tage) und Skonto (%).

Beleg hochladen: Im Beleg-Editor lädst du eine PDF- oder Bilddatei hoch; sie erscheint direkt in der Vorschau. Hast du keinen Beleg (z. B. verlorener Kassenbon), setzt du stattdessen den Haken "Ohne Beleg". Beim Hochladen einer E-Rechnung (ZUGFeRD) oder per KI-Erkennung (Beta) schlägt ERPanda automatisch Rechnungsnummer, Aussteller, Beträge und Kategorie vor – du prüfst den Vorschlag und übernimmst per Klick gezielt Belegnummer und -datum ins Formular; nichts wird automatisch gespeichert, damit du bei Finanzdaten die Kontrolle behältst.

Positionen: Jede Belegposition hat Kategorie (Freitext), Betrag netto, USt.-Satz (19/7/0 %) und Beschreibung. Wichtig: Jede Position kann einem Auftrag und/oder einer Einkaufsbestellung zugeordnet werden – so landen die Kosten in der Nachkalkulation des richtigen Projekts. Über "Betrag automatisch aufteilen" verteilst du einen Gesamtbetrag gleichmäßig auf mehrere ausgewählte Aufträge (ersetzt alle bisherigen Positionen).

Status-Ablauf: ENTWURF → OFFEN → TEILBEZAHLT/BEZAHLT/ÜBERBEZAHLT. Mit "Fertigstellen" vergibt ERPanda eine endgültige Belegnummer; danach ist der Beleg schreibgeschützt (nur die Auftrags-/Bestellungs-Zuordnung je Position bleibt änderbar). Solange noch keine Zahlung erfasst ist, kannst du über "Zurücksetzen" wieder in den Entwurf wechseln.

Zahlung eintragen: Über den Button trägst du Teilzahlungen mit Betrag, Zahlungsmethode (Banküberweisung, Barzahlung, Karte, Andere), Datum und Notiz ein. Ist in den Einstellungen eine Genehmigungspflicht aktiviert, muss der Beleg vor der ersten Zahlung genehmigt werden.

Löschen: Nur möglich, solange noch keine Zahlung erfasst wurde (GoBD-Sperre danach). Über "Verlauf" siehst du alle Statusänderungen mit Zeitstempel und Bearbeiter.

Einnahmen erfassen

Einnahmen dokumentiert Zahlungseingänge/Kundenbelege außerhalb des regulären Rechnungslaufs – z. B. wenn ein Beleg manuell erfasst werden soll, statt aus einem Auftrag heraus eine Rechnung zu stellen. Der Aufbau ist bewusst identisch zu Ausgaben, nur spiegelverkehrt: Kunde statt Lieferant, keine Verknüpfung zu Einkaufsbestellungen.

Kopfdaten: Kunde, Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeitsdatum, optional Skontofrist (Tage) und Skonto (%).

Beleg hochladen: Wie bei Ausgaben lädst du eine PDF-/Bilddatei hoch oder setzt "Ohne Beleg", wenn keine Datei existiert.

Positionen: Kategorie, Betrag netto, USt.-Satz (19/7/0 %), Beschreibung – jede Position kann einem Auftrag zugeordnet werden, damit der Erlös in der Auftrags-Nachkalkulation erscheint.

Status-Ablauf: ENTWURF → OFFEN → TEILBEZAHLT/BEZAHLT/ÜBERBEZAHLT, ausgelöst durch "Fertigstellen" (vergibt die endgültige Belegnummer) bzw. erfasste Zahlungen. Nach dem Fertigstellen ist der Beleg schreibgeschützt (Auftrags-Zuordnung je Position bleibt änderbar), "Zurücksetzen" funktioniert nur ohne bereits erfasste Zahlung.

Zahlung eintragen: Betrag, Zahlungsmethode, Datum, Notiz – Teilzahlungen sind möglich, der offene Restbetrag wird laufend angezeigt.

Löschen: Nur im Entwurf oder solange keine Zahlung existiert (GoBD-Sperre danach). Der "Verlauf"-Button zeigt alle Aktionen (Entwurf angelegt, Fertiggestellt, Zahlung erfasst, Auftrag geändert, Zurückgesetzt) mit Datum und Bearbeiter.

Unterschied zu Ausgaben/Kasse: Ausgaben = Eingangsrechnungen von Lieferanten, Einnahmen = Belege zu Zahlungseingängen von Kunden, Kasse = reine Barbewegungen (siehe nächste Seite). Alle drei Module speisen die Auftrags-Nachkalkulation, ersetzen aber keine vollständige Finanzbuchhaltung.

Kasse führen

Das Kassenbuch dokumentiert Barbewegungen deines Betriebs – ein einfaches Kategorien-Kassenbuch, kein vollständiger Kontenrahmen mit Soll/Haben-Buchungssätzen. Oben siehst du den aktuellen Kassenbestand als laufend berechneten Saldo (nicht gespeichert, sondern immer live aus allen Belegen ermittelt).

Neuen Kassenbeleg anlegen: Über "Neuer Beleg" öffnest du den Dialog und wählst einen von vier Typen:

Dazu gibst du Datum, Betrag, eine freie Kategorie (Freitext) und eine Beschreibung ein. Auch hier kannst du eine Belegdatei hochladen oder "Ohne Beleg" setzen, falls kein Kassenbon existiert.

Belegvorschau: Über das Lupen-Symbol in der Liste öffnest du die hochgeladene Datei als PDF-/Bild-Vorschau.

Löschen: Über das Papierkorb-Symbol – nach Bestätigung wird der Beleg entfernt und der Kassenbestand automatisch neu berechnet.

Wichtig zur Abgrenzung: Das Kassenbuch ist unabhängig von Ausgaben/Einnahmen – es gibt keine Verknüpfung zu Aufträgen oder Lieferanten/Kunden. Nutze es ausschließlich für reine Barkasse-Bewegungen; Eingangs-/Ausgangsrechnungen mit Auftragsbezug gehören in die Module Ausgaben bzw. Einnahmen.