Rechnungsdesign, Kleinunternehmerregelung und E-Mail-Vorlagen

Diese drei Einstellungsbereiche steuern das Erscheinungsbild und rechtliche Angaben Ihrer Verkaufsbelege.

Angebots-Gültigkeit

Unter Einstellungen → Gültigkeit legen Sie eine Gültigkeitsdauer in Tagen fest (0–3650). Der Wert wird beim Anlegen eines neuen Angebots automatisch als "Gültig bis"-Datum ab dem Erstelldatum gesetzt. Lassen Sie das Feld leer, wird kein automatisches Datum vorbelegt – der Wert bleibt im Angebot selbst jederzeit frei änderbar.

Rechnungsdesign

Unter Einstellungen → Rechnungsdesign gestalten Sie das PDF-Layout für Angebote, Aufträge und Rechnungen:

• Logo hochladen (PNG, JPEG oder SVG, max. 2 MB, per Drag & Drop oder Dateiauswahl) oder wieder entfernen
• Farbe primär und Farbe sekundär je über einen Farbwähler oder direkt als Hex-Code
• Schriftart: Standard (Roboto), Serif (Tinos) oder Mono (Cousine)
• Layout: aktuell steht die Variante "Standard" zur Verfügung
• Unterpositionen im PDF standardmäßig anzeigen – Schalter, der die Vorbelegung für neu angelegte Mischpositionen in Angebot/Auftrag/Rechnung bestimmt; ist er deaktiviert, müssen Unterpositionen pro Position manuell fürs PDF aktiviert werden. Bereits gespeicherte Positionen ändern sich dadurch nicht rückwirkend.

Mit Speichern übernehmen Sie die Änderungen für alle künftig erzeugten PDFs.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Unter Einstellungen finden Sie den Schalter "Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG (keine Umsatzsteuer auf Angeboten/Rechnungen)". Aktivieren Sie ihn, wenn Ihr Unternehmen von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht. Das wirkt sich auf die Steuerberechnung und den Pflichthinweis auf Ihren PDF-Dokumenten aus – Angebote und Rechnungen werden dann ohne Umsatzsteuerausweis erstellt.

E-Mail-Vorlagen für den Versand

Unter Einstellungen → E-Mail Versand pflegen Sie Betreff und Text für den E-Mail-Versand von Angeboten (analog existieren Vorlagen für Aufträge):

• Betreff und Text frei formulierbar
• Verfügbare Platzhalter: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}}, {{name}} – werden beim tatsächlichen Versand serverseitig durch die realen Werte ersetzt

Mit Speichern wird die Vorlage für alle künftigen Versendungen aus dem Angebots-Versand-Dialog übernommen.