# Mitarbeiter einladen und Rechte vergeben

In **Einstellungen → Mitarbeiter** verwaltest du alle Personen, die mit deinem ERPanda-Konto arbeiten. Über „Neuer Mitarbeiter" legst du Vorname, Nachname, Rolle, optional eine Lohngruppe und eine Telefonnummer fest.

**Die drei Rollen**

- **Admin** – voller Zugriff auf alle Bereiche inklusive Einstellungen, Abo/Abrechnung und Mitarbeiterverwaltung.
- **Büromitarbeiter** – arbeitet im Web-Dashboard (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Postfach usw.), aber ohne die weitreichenden Admin-Rechte in den Einstellungen.
- **App-Nutzer** – typischerweise Monteure/Baustellenpersonal, die die mobile App nutzen (z. B. Zeiterfassung, Plantafel). Diese Rolle hieß früher „Monteur" und wurde umbenannt, weil sie inzwischen nicht mehr nur für Baustellen genutzt wird.

**Zwei unterschiedliche Zugangswege**

Admin und Büromitarbeiter benötigen zwingend eine E-Mail-Adresse: Sie bekommen nach dem Anlegen eine **Einladungsmail mit Link**, über den sie sich selbst ein Passwort vergeben und sich künftig per E-Mail anmelden.

App-Nutzer haben in der Regel keine eigene E-Mail-Adresse hinterlegt. Für sie generiert ERPanda automatisch einen **Benutzernamen** (aus den ersten Buchstaben von Vor- und Nachname) sowie ein **Einmalpasswort**, das dir direkt nach dem Anlegen angezeigt wird – notiere es sofort, es wird danach nicht mehr angezeigt. Über die Mitarbeiter-Tabelle kannst du jederzeit ein neues Einmalpasswort generieren, falls das alte verloren geht (das bisherige wird dabei ungültig).

**Teams und Lohngruppen**

App-Nutzer können einem Teamleiter zugeordnet werden – das steuert, wie sie in der Plantafel gruppiert und eingerückt dargestellt werden. Über die Lohngruppe hinterlegst du die Lohnkosten, die z. B. in der Kalkulation einfließen.

**Archivieren statt löschen**

Mitarbeiter werden nie endgültig gelöscht, sondern über „Archivieren" gesperrt: Der Login wird deaktiviert, der Mitarbeiter zählt nicht mehr als bezahlter Abo-Platz, aber alle bisherigen Daten (Angebote, Dokumente etc.) bleiben ihm zugeordnet. Über „Wiederherstellen" kannst du einen archivierten Mitarbeiter jederzeit reaktivieren.

**Kostenhinweis beim Anlegen**

Da zusätzliche Mitarbeiter dein Abo verteuern können, prüft ERPanda beim Anlegen automatisch, ob dein Abo-Budget überschritten wird, und zeigt dir vorab eine Kostenübersicht zur Bestätigung.