Dokumente verwalten und ablegen
Die globale Dokumente-Übersicht zeigt alle im System hochgeladenen Dateien mandantenweit an – über alle Kontakte, Projekte, Angebote und Aufträge hinweg. Von hier aus kannst du gezielt suchen, filtern, umbenennen, verschieben und archivieren; ein neuer Upload ohne konkretes Ziel ist auf dieser Übersichtsseite bewusst nicht möglich (der Upload-Button ist hier ausgeblendet).
Dokument einem Vorhaben/Projekt zuordnen: Der eigentliche Upload erfolgt direkt in der jeweiligen Ansicht – z. B. im Kontakt, im Projekt, im Angebot oder im Auftrag. Dort ziehst du eine Datei per Drag-and-Drop auf die Fläche oder klickst auf "Datei hochladen". Beim Hochladen vergibst du:
- Name – frei wählbarer Anzeigename, unabhängig vom ursprünglichen Dateinamen
- Ordner – eine Ablagekategorie aus der Ordnerverwaltung (Einstellungen); jeder Ordner hat eine Voreinstellung, ob App-Nutzer (z. B. Monteure) das Dokument sehen dürfen
- App-Nutzer-Zugriff – Haken, ob das Dokument auch für App-Nutzer sichtbar ist
Ein Dokument ist danach untrennbar mit genau einer Herkunft verknüpft (Kontakt, Vorhaben, Angebot, Auftrag, Rechnung, Projekt oder Aufmaß) – in der globalen Übersicht wird diese Herkunft pro Zeile automatisch aufgelöst.
Vorschau: Für PDFs und Bilder öffnet sich direkt eine Inline-Vorschau; andere Dateitypen lassen sich herunterladen.
Bearbeiten: Name, Ordner und App-Nutzer-Zugriff lassen sich jederzeit nachträglich ändern.
Archivieren statt Löschen: GoBD-Pflichtdokumente (z. B. ein tatsächlich versendetes Angebots-PDF) sind als "unveränderlich" markiert und können nie endgültig gelöscht werden – nur archivieren/wiederherstellen ist hier möglich. Normale Dokumente lassen sich per Papierkorb-Symbol endgültig löschen (mit Sicherheitsabfrage). Ob ein Mitarbeiter archivieren/löschen darf, hängt von seiner Rolle ab (Admin/Büromitarbeiter/App-Nutzer).
Verlauf: Zu jedem Dokument gibt es ein Verlaufsprotokoll (Hochgeladen, Umbenannt, Verschoben, Zugriff geändert, Archiviert, Wiederhergestellt) mit Zeitstempel und Bearbeiter.
Technischer Hintergrund (kurz): Dateien werden serverseitig entweder lokal oder in einem S3-kompatiblen Speicher abgelegt (steuerbar je Umgebung); für dich als Nutzer ändert sich dadurch nichts an der Bedienung.